Qué hacer cuando se cae tu punto de venta: un plan para talleres
Qué hacer cuando se cae el punto de venta o el internet de tu taller: encuentra la causa en un minuto, sigue atendiendo y ponte al día al volver la conexión.
Cuando se cae tu punto de venta, primero averigua si el problema es tu internet, tu equipo o el servicio, lo que toma como un minuto. Después sigue atendiendo con lo que todavía funciona: busca reparaciones y precios en los datos guardados, recibe los equipos nuevos en papel y aguanta los cobros hasta que puedas completarlos bien. Cuando vuelva la conexión, entra lo que anotaste, cierra la caja y anota qué pasó. Un plan escrito antes del mal día convierte una caída en una hora lenta en vez de una hora perdida.
Paso 1: Encuentra la causa en un minuto
La mayoría de las veces que "se cayó el punto de venta" no es el punto de venta. Revisa en este orden:
- ¿Es tu internet? Abre cualquier página web en el mismo equipo. Si nada carga, el problema es tu conexión, no tu software.
- ¿Es un solo equipo? Prueba en otro iPhone o iPad. Si el otro funciona, reinicia el primero y revisa su Wi-Fi.
- ¿Es el servicio? Abre la página de estado de tu software. En SpotsPOS, la página de estado revisa cada minuto el servicio detrás de las apps, el Web Portal y el sitio web.
Saber cuál de las tres es te dice qué hacer: cambiar de conexión, cambiar de equipo o esperar siguiendo los pasos de abajo.
Paso 2: Vuelve a conectarte si puedes
Si el problema es tu internet, lo más rápido casi siempre es una segunda conexión:
- El hotspot de un celular. Activa Compartir internet en un teléfono con buena señal y conecta el iPad del mostrador. En la mayoría de los talleres, ese respaldo ya está en el bolsillo de alguien.
- Reinicia el router una vez. Desconéctalo, espera 30 segundos y vuelve a conectarlo. Si no vuelve en cinco minutos, deja de esperar y usa el hotspot.
- Llama a tu proveedor mientras el hotspot aguanta el mostrador.
Escribe los pasos del hotspot en una tarjeta junto a la caja, para que cualquiera en el turno pueda hacerlo.
Paso 3: Sigue atendiendo con lo que todavía funciona
Aun sin conexión, casi todo lo que preguntan en el mostrador es una pregunta, no una transacción. "¿Ya está mi teléfono?" "¿Cuánto cuesta una pantalla?" "¿Tienes un estuche para este?"
En SpotsPOS Repair, la app avisa que estás sin conexión y que está mostrando los datos guardados, y sigue funcionando con lo que está guardado en el equipo. Todavía puedes:
- Buscar una reparación y leer sus detalles y su estado, para decirle al cliente cómo va su equipo
- Buscar un cliente para contestar una pregunta o devolverle la llamada
- Ver precios en el inventario para cotizar una pieza o un accesorio
- Abrir ventas y pedidos anteriores guardados en el equipo
- Cambiar de empleado con su propio PIN
Lo que necesita conexión: ventas nuevas, reparaciones nuevas, cambios de estado y el cierre de caja. SpotsPOS lo dice claro cuando algo no se pudo guardar, en vez de dejarte creer que pasó. Lee exactamente qué funciona y qué espera en la página de modo sin conexión.
Paso 4: Recibe los equipos en papel
Un cliente nunca debe irse porque se cayó el internet. Ten en el mostrador un formulario corto en papel justo para esto. Debe tener lo mismo que escribirías en un ticket:
- Nombre y teléfono del cliente
- Equipo, color e IMEI o número de serie
- El problema en palabras del cliente
- Lo que funciona y cualquier daño visible
- El código, si el cliente lo deja
- El estimado y la hora prometida
- La firma del cliente en tus términos
Numera los formularios y pega el formulario al equipo o ponlos juntos en la misma bolsa, para que nada se mezcle. Nuestra guía de qué debe incluir una orden de reparación tiene la lista completa y una versión para imprimir.
Paso 5: Cuidado con los cobros
Los cobros son donde una caída hace daño de verdad, porque un pago puede empezar y no terminar.
- No pases la misma tarjeta dos veces porque la pantalla se congeló. En SpotsPOS, si un pago con tarjeta no se pudo confirmar, la app te pide revisar la conexión y asegurarte de que la tarjeta no se cobró antes de intentarlo otra vez.
- Aguanta el cobro cuando puedas. Al recoger una reparación, muchas veces es más fácil dejar que un cliente conocido pague cuando vuelva la conexión, o cobrar en efectivo y registrarlo en cuanto puedas.
- Anota cada venta en efectivo que hagas sin conexión: hora, artículos, cantidad y quién la cobró.
Paso 6: Ponte al día cuando vuelva la conexión
Cuando vuelva la conexión, toma diez minutos antes del próximo cliente:
- Entra los recibos en papel como tickets de reparación, con fotos y firma si las puedes tomar otra vez, y escribe el número de ticket en el formulario.
- Registra las ventas en efectivo que anotaste.
- Cierra la caja si la caída pasó de la hora de cierre. En SpotsPOS, el cierre del día lee los totales del servidor, así que espera la conexión y después cierra normal.
- Anota qué pasó: cuándo empezó, cuánto duró, qué funcionó y qué no. Esa nota es lo que hace que la próxima vez salga mejor.
Escribe tu plan antes de necesitarlo
Imprime esto y tenlo en el mostrador:
- Revisa: tu internet, el equipo y después la página de estado.
- Cambia al hotspot de respaldo. Los pasos están en la tarjeta junto a la caja.
- Contesta preguntas con los datos guardados: reparaciones, clientes y precios.
- Recibe los equipos nuevos en formularios de papel numerados.
- Nunca cobres una tarjeta dos veces. Aguanta los cobros o anota en papel las ventas en efectivo.
- Al volver la conexión: entra los tickets de papel, registra el efectivo, cierra la caja y escribe una nota.
Cómo escoger un software que se caiga menos
El mejor plan para una caída es uno que casi nunca usas. Cuando compares sistemas, pregunta cómo salen las actualizaciones, si hay una página de estado pública, qué funciona sin conexión y si puedes seguir en otro equipo cuando uno se daña. Contestamos cada una por escrito en nuestra página de software para taller confiable.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago cuando mi punto de venta deja de funcionar?
Revisa si el problema es tu internet, el equipo o el servicio. Cambia al hotspot de un celular si se cayó tu internet, contesta a los clientes con los datos guardados, recibe los equipos en papel y aguanta los cobros hasta que puedas completarlos. Ponte al día en cuanto vuelva la conexión.
¿Puedo usar SpotsPOS sin internet?
Puedes buscar. Las reparaciones, los clientes, las ventas, los pedidos y el inventario guardados en el equipo se pueden consultar. Las ventas nuevas, las reparaciones nuevas y los cambios necesitan conexión, y la app te dice claro cuando algo no se pudo guardar.
¿Cómo sé si SpotsPOS está caído?
Abre la página de estado. Revisa cada minuto el servicio detrás de las apps, el Web Portal y el sitio web.
¿Qué hago si un pago con tarjeta se congela durante una caída?
No pases la tarjeta otra vez hasta saber si el primer pago pasó. SpotsPOS te avisa cuando un pago no se pudo confirmar y te pide revisar antes de intentarlo de nuevo.
¿Cuál es el mejor internet de respaldo para un negocio pequeño?
El hotspot de un celular es lo más sencillo y casi siempre ya está en el bolsillo de alguien. Escribe los pasos en una tarjeta junto a la caja para que cualquiera en el turno pueda cambiarse.