KPIs de un taller de reparación: los números de cada semana

Los KPIs de un taller de reparación que vale la pena revisar cada semana son los que te dicen si entró dinero, si el trabajo avanza en la mesa y si las reparaciones aguantan: ventas, margen bruto, ticket promedio de reparación, reparaciones recibidas y cerradas, reparaciones abiertas con muchos días, tiempo de entrega, equipos esperando recogido, tasa de aprobación de estimados, regresos por garantía, producción por técnico y piezas agotadas. Cada uno tiene abajo su definición y su fórmula. Compara cada número con tus propias últimas cuatro a ocho semanas, no con el promedio de otro.

Una aclaración antes de la lista: esta guía no te da números "buenos" a propósito. Cada taller tiene una mezcla distinta (pantallas, trabajo de placa, ventas), otra ubicación y otro equipo, así que un número prestado no te dice mucho. Tu propia tendencia es tu punto de comparación.

Por qué revisar cada semana y no cada mes

Un mes es demasiado tiempo para enterarte de que un suplidor se atrasó o de que un técnico se quedó atrás. Un día tiene demasiado ruido: una reparación de placa grande o un martes flojo lo cambia todo. La semana suaviza el ruido y todavía te deja tiempo para actuar antes de que cierre el mes. Escoge un momento fijo, como el lunes antes de abrir, y mira los mismos números en el mismo orden cada semana.

La guía de la SBA para manejar tus finanzas lo resume así: mirar de cerca el dinero que entra y el que sale ayuda a mantener un balance sostenible entre ganancias y pérdidas. La tabla semanal es la forma de hacerlo sin tener al contador al lado.

La tabla semanal del taller

Copia esta tabla en una hoja de cálculo o una libreta. Llena una columna por semana.

KPI	Fórmula	Qué vigilar
Ventas	Ventas de la semana, menos anuladas y devoluciones	La dirección contra las últimas 4 semanas
Margen bruto %	(Ventas − costo de piezas y productos vendidos) ÷ ventas × 100	Que baje mientras las ventas se mantienen
Ticket promedio de reparación	Ventas de reparaciones ÷ reparaciones cerradas	Descuentos que se cuelan
Reparaciones recibidas	Órdenes de reparación nuevas	La demanda
Reparaciones cerradas	Reparaciones terminadas y recogidas o entregadas	La capacidad
Abiertas con muchos días	Reparaciones abiertas con más días que tu límite (por ejemplo 7)	Una pila que crece
Tiempo de entrega	Promedio de días desde el recibo hasta lista, en las terminadas esta semana	Semanas más lentas
Esperando recogido	Reparaciones listas sin recoger, y días esperando	Dinero y espacio detenidos
Aprobación de estimados	Estimados aprobados ÷ estimados dados × 100	Problemas de precio o de comunicación
Regresos por garantía	Garantías abiertas ÷ reparaciones cerradas × 100	Calidad de piezas o de trabajo
Producción por técnico	Reparaciones cerradas y horas registradas, por técnico	Desbalance en el equipo
Agotados	Piezas y productos que siempre tienes y están en cero	Trabajos atrasados por tu propia tablilla

Abajo está qué significa cada uno, cómo calcularlo sin engañarte y qué hacer cuando cambia.

Dinero: ventas, margen y ticket promedio

1. Ventas

Qué es: todo lo que vendiste en la semana, reparaciones y productos, después de anulaciones y devoluciones.

Cómo se calcula: ventas totales de la semana menos ventas anuladas y devoluciones. Sepáralas en ventas de reparaciones y ventas de productos (accesorios, equipos y otros) para ver qué lado se movió.

Qué hacer si cambia: si bajan las ventas pero las reparaciones recibidas siguen iguales, casi siempre hay trabajos detenidos (mira las abiertas con muchos días y las que esperan recogido). Si bajan las recibidas, el problema es la demanda: mercadeo, reseñas, la competencia o la temporada.

2. Margen bruto

Qué es: la parte de cada venta que te queda después de pagar las piezas y productos que vendiste.

Cómo se calcula: ganancia bruta = ventas − costo de lo vendido. Margen bruto % = ganancia bruta ÷ ventas × 100. Usa lo que de verdad pagaste, con el envío de las piezas.

Qué hacer si cambia: si las ventas se mantienen y el margen baja, revisa los descuentos, algún precio que no subiste cuando el suplidor subió el costo y reparaciones donde se usó una pieza que no se añadió a la orden. El margen es tan honesto como tu récord de piezas.

3. Ticket promedio de reparación

Qué es: lo que deja una reparación típica.

Cómo se calcula: ventas de reparaciones de la semana ÷ reparaciones cerradas esa semana.

Qué hacer si cambia: si el promedio baja con el mismo volumen, entran trabajos más baratos, hay más descuentos o no se están ofreciendo extras (protector de pantalla, funda, limpieza). Si también vendes productos, mide la venta promedio igual: ventas totales ÷ número de ventas.

Flujo: ¿el trabajo se mueve en la mesa?

4. Reparaciones recibidas

Qué es: las órdenes de reparación nuevas de la semana. Es tu señal de demanda. Por lo menos una vez al mes, divídelas por tipo de equipo y tipo de reparación para ver qué está creciendo.

5. Reparaciones cerradas

Qué es: las reparaciones terminadas y entregadas (recogidas, entregadas o enviadas) en la semana. Cerradas, no solo "reparadas", porque un equipo en la tablilla todavía no te ha pagado.

Recibidas contra cerradas: si recibes más de las que cierras semana tras semana, la fila crece y el tiempo de entrega va detrás. Hay que mirar la capacidad (gente, horas, piezas) o los tapones (esperando al cliente, esperando piezas).

6. Abiertas con muchos días

Qué es: las reparaciones abiertas con más días que un límite que tú escoges. Usa uno que vaya con tu trabajo típico, por ejemplo 7 días en un taller de celulares y más en trabajo de placa.

Cómo se calcula: cuenta las órdenes abiertas donde hoy − fecha de recibo > tu límite. Después ordénalas por estado: esperando piezas, esperando al cliente, en progreso o sin empezar.

Qué hacer si cambia: el estado te dice quién tiene que moverse. Esperando al cliente significa llamadas y mensajes. Esperando piezas significa presionar al suplidor u ofrecer otra opción. En progreso por una semana significa que un técnico está trabado.

7. Tiempo de entrega

Qué es: cuánto espera el cliente por una reparación terminada.

Cómo se calcula: en las reparaciones que quedaron listas esta semana, promedia (fecha lista − fecha de recibo) en días u horas. Mira también la mediana si unos pocos trabajos largos estiran el promedio. Si prometes el mismo día en algunas reparaciones, mídelas aparte.

8. Esperando recogido

Qué es: reparaciones terminadas que nadie ha recogido, con los días que lleva cada una.

Por qué importa: cada una es dinero que te ganaste y no has cobrado, más un equipo ocupando espacio del que eres responsable. Manda un recordatorio cada cierto tiempo y sigue tu política escrita de equipos abandonados.

Calidad: ¿el cliente dice que sí y la reparación aguanta?

9. Aprobación de estimados

Qué es: la parte de los estimados que el cliente aprueba.

Cómo se calcula: estimados aprobados ÷ estimados dados × 100, de los estimados decididos esta semana.

Qué hacer si cambia: si baja, puede que tus precios no vayan con tu mercado, que el estimado llegue tarde o que sea difícil de entender. Lee los rechazados y busca qué tienen en común.

10. Regresos por garantía

Qué es: cada cuánto una reparación regresa bajo tu garantía.

Cómo se calcula: garantías abiertas esta semana ÷ reparaciones cerradas esta semana × 100. Para una vista más justa, mídelo por mes: garantías de las reparaciones cerradas en un mes ÷ reparaciones cerradas ese mes.

Qué hacer si cambia: agrupa los regresos por suplidor, tipo de reparación y técnico. Un lote malo de pantallas o un técnico que se salta un paso aparece rápido.

Equipo e inventario

11. Producción por técnico

Qué es: reparaciones cerradas por técnico y las horas que registró en las órdenes.

Cómo se calcula: cuenta las cerradas por técnico. Si tu equipo registra tiempo en las órdenes, divide las horas registradas entre las horas ponchadas para ver cuánto del turno se va en reparaciones.

Úsalo con cuidado: el técnico que coge los trabajos de placa difíciles va a cerrar menos órdenes. Mira la producción junto con el tipo de trabajo y úsala para balancear la fila, no para poner a la gente en ranking.

12. Agotados

Qué es: las piezas y productos que siempre tienes y que están en cero.

Cómo se calcula: cuenta los artículos en cero que tienen un nivel de inventario bajo configurado. Una vez al mes, revisa también el valor del inventario al costo y la rotación: costo de lo vendido en el periodo ÷ valor promedio del inventario al costo en el mismo periodo.

Qué hacer si cambia: una pieza rápida agotada convierte un trabajo del mismo día en uno de tres días. Pide según tus niveles de inventario bajo antes de la revisión, no después.

Cómo hacer la revisión en 20 minutos

1. Saca los números. Los mismos informes, en el mismo orden, cada semana.
2. Llena la tabla. Una columna nueva al lado de las últimas cuatro semanas.
3. Marca lo que se movió. Solo los números que cambiaron de dirección o se salieron de tu rango.
4. Abre la lista detrás de cada número marcado. Las abiertas con muchos días, los recogidos pendientes, los estimados rechazados, los regresos.
5. Asigna una acción por número marcado, con un nombre y un día. Revísala la semana siguiente.

Revisa también un hábito diario: si cada cuadre de caja al cierre coincidió con lo que la caja esperaba y si cada diferencia tiene su nota.

Errores comunes que dañan tus KPIs

• Contar ventas anuladas. Sácalas, igual que las devoluciones, o las ventas se ven mejor de lo que fueron.
• Llamar cerrada a una reparación lista. Un equipo en la tablilla no ha pagado.
• Piezas sin costo. Una pieza usada que no está en la orden infla el margen y esconde un problema de inventario.
• Cambiar las definiciones. Si cambias un límite, anótalo o se rompe tu tendencia.
• Comparar con números de otros. Sin saber la mezcla y los costos de otro taller, sus números dicen poco de los tuyos.

Dónde están estos números en SpotsPOS

En SpotsPOS Repair, Business Health muestra las ventas por día, semana o mes con el cambio contra el periodo anterior, junto a tus metas mensuales de reparaciones y ventas. El Profit Overview muestra la ganancia total por periodo, y la lista de informes incluye los de reparaciones por empleado, reparaciones de la tienda y reparaciones del mes. Desde el plan Essential, Spots Intelligence contesta preguntas como "¿Qué reparaciones llevan más de 7 días abiertas?" o "Reparaciones cerradas este mes por técnico" con los datos que están en tu dispositivo. Míralo todo en informes y cómo funcionan los estados y el tiempo registrado en seguimiento de reparaciones. Los detalles de cada plan están en precios.

Preguntas frecuentes

¿Qué KPIs debe medir un taller de reparación?

Ventas, margen bruto, ticket promedio de reparación, reparaciones recibidas y cerradas, abiertas con muchos días, tiempo de entrega, equipos esperando recogido, aprobación de estimados, regresos por garantía, producción por técnico y agotados. Juntos cubren dinero, flujo, calidad, equipo e inventario.

¿Cómo calculo el tiempo de entrega de las reparaciones?

En cada reparación que quedó lista en el periodo, resta la fecha de recibo de la fecha en que quedó lista y promedia los resultados. Mira también la mediana, porque unos pocos trabajos largos suben el promedio.

¿Cuál es un buen margen bruto para un taller de reparación?

Depende de tu mezcla de reparaciones y ventas, de tus costos y de tus precios, así que no hay un número único. Calcula el tuyo como (ventas − costo de lo vendido) ÷ ventas y trabaja para que tu tendencia suba.

¿Cómo mido los regresos por garantía?

Divide las garantías abiertas en un periodo entre las reparaciones cerradas en ese periodo. Agrupa las garantías por tipo de reparación, suplidor y técnico para encontrar la causa.

¿Cada cuánto debo revisar los números del taller?

La tabla, cada semana. El cuadre de caja y lo urgente, cada día. Los números lentos, como la rotación de inventario, cada mes.

Mira cómo se juntan los números en SpotsPOS Repair.