Cómo mover piezas entre los locales de tu taller

Para mover piezas entre los locales de tu taller sin perder el rastro, no muevas nada sin una solicitud por escrito, haz que el local que entrega la apruebe, cuenta las piezas al salir y al llegar, y guarda un registro que muestre el movimiento en los dos lados. Cuando cada transferencia deja el mismo rastro, una pantalla o una batería que falta se aclara en cinco minutos y deja de ser un misterio. Abajo tienes un proceso sencillo que sirve para dos locales o para diez, los errores que causan la mayoría de las pérdidas y una lista de cotejo que puedes copiar.

Por qué se pierden piezas entre locales

Un segundo local casi siempre empieza con buena intención. A un local se le acaba una pantalla, el otro tiene tres y alguien la lleva en el carro. Nadie lo anota porque es "una sola pieza". Un mes después, el conteo de los dos locales está mal y nadie sabe qué movimiento lo causó.

El costo es real. En la encuesta de 2023 de la National Retail Federation, las pérdidas de inventario (shrink) promediaron 1.6% de las ventas en 2022, unos $112,100 millones en el comercio de Estados Unidos. El robo fue cerca del 65%, y el resto viene de cosas como errores de proceso y papeles que nunca cuadraron con la tablilla. Una transferencia sin registro es justo ese tipo de hueco. En un taller, donde una pantalla OLED puede costar más que un día de ventas de accesorios, unos cuantos movimientos sin anotar suman rápido.

Paso 1: Decide las reglas antes de la primera transferencia

Escribe tres cosas y compártelas con cada gerente de local:

• Quién puede pedir mercancía. Normalmente el gerente o el técnico principal del local que la necesita.
• Quién aprueba. Siempre alguien del local que la entrega, para que a ningún local se le vacíe una pieza que necesita sin enterarse.
• Qué se mueve por transferencia. Piezas, accesorios y equipos para la venta. El equipo de un cliente que hay que reparar en otro local es otra cosa: debe viajar con su orden de reparación, no como mercancía.

Paso 2: Todo movimiento empieza con una solicitud

El local que necesita la pieza la pide por escrito, con el artículo y la cantidad exactos. Ese solo hábito resuelve la mayoría de los problemas:

• La solicitud nombra el artículo, así que no hay "pensé que era el otro modelo".
• El local que entrega la ve antes de que salga nada.
• Si los planes cambian, la solicitud se cancela en vez de quedar a medias.

Una llamada o un mensaje en el chat sirven para avisar. La solicitud es el registro.

Paso 3: El local que entrega aprueba y cuenta al salir

El local que cede la mercancía compara la solicitud con lo que de verdad hay en la tablilla. Si puede prestar las piezas, aprueba. Si no, rechaza la solicitud para que el otro local sepa que debe pedirla a un suplidor.

Antes de que salga la caja, cuenta las piezas contra la solicitud. Para piezas con número de serie, y para celulares y tabletas con IMEI, anota el número. Un equipo que se sigue por IMEI no puede convertirse en otro por el camino.

Paso 4: El local que recibe cuenta al llegar

Cuando llegue la caja, ábrela y cuéntala contra la solicitud ese mismo día. Si falta algo o llegó dañado, dilo enseguida, mientras quien la llevó y el local que la mandó todavía se acuerdan del viaje. Una diferencia que se encuentra el mismo día es fácil de arreglar. Una que aparece a fin de mes es una adivinanza.

Paso 5: Un solo registro que vean los dos locales

El registro debe mostrar el movimiento en los dos lados: qué salió de un local, qué llegó al otro, cuándo y quién lo aprobó. El papel y las hojas de cálculo funcionan por un tiempo, pero siempre fallan igual: alguien se olvida de actualizar uno de los lados.

Aquí es donde tu sistema hace el trabajo. Cuando la transferencia vive en tu punto de venta, el conteo se actualiza en los dos locales a la vez y puedes buscar cualquier movimiento después.

Paso 6: Revisa las transferencias cada semana

Una vez por semana, mira las transferencias de los últimos siete días:

• ¿Quedó alguna solicitud abierta? Apruébala, recházala o cancélala.
• ¿Llegó alguna incompleta o dañada? Resuélvela ahora.
• ¿La misma pieza va y viene? Casi siempre significa que el nivel de reorden de un local está muy bajo. Ajusta ese nivel en vez de pasear la pieza.

Vale la pena seguir dos números con el tiempo: cuántas transferencias llegan exactamente como se pidieron y cuánto tarda una solicitud desde que se pide hasta que llega.

Errores comunes

• Llevarse una pieza "por ahora". Si no se pidió ni se aprobó, no pasó, y ahora los dos conteos están mal.
• Una sola persona en los dos lados. Debe aprobar el local que entrega la mercancía, no el que la quiere.
• Mover equipos de clientes como mercancía. El celular de un cliente que necesita una pieza que solo tiene otro local debe moverse con su orden de reparación, para que su historial y los avisos al cliente sigan en un mismo lugar.
• Arreglar conteos a mano. Ajustar el conteo para que cuadre con la tablilla esconde el problema. Primero busca la transferencia que salió mal.

Lista de cotejo: mover piezas entre tus locales

1. Escribe quién puede pedir, quién aprueba y qué se mueve por transferencia.
2. Pide cada movimiento por escrito, con artículo y cantidad.
3. El local que entrega aprueba o rechaza.
4. Cuenta al salir, con números de serie o IMEI cuando los haya.
5. Cuenta al llegar ese mismo día y reporta lo que falte.
6. Guarda un solo registro que muestre los dos lados.
7. Revisa cada semana las transferencias abiertas o incompletas.

Cómo maneja SpotsPOS las transferencias entre tus locales

SpotsPOS pone todos tus locales en una sola cuenta, y cada local tiene su propio inventario, sus empleados y sus reportes. Para mover mercancía, abre Inventario, luego el inventario de otras tiendas, y escoge la sucursal que tiene lo que necesitas. Sus artículos aparecen a la izquierda: toca los que quieres transferir a tu local, revisa los artículos escogidos a la derecha y toca Completar. Eso envía una solicitud de transferencia.

El local que tiene la mercancía ve la solicitud, abre el resumen de la transferencia y toca Aprobar solicitud o Rechazar solicitud, y tú puedes cancelar una solicitud que ya no necesitas. Cuando se aprueba, los artículos pasan de un local al otro, y el historial de cada artículo lo marca como transferido en un local y recibido por transferencia en el otro.

La pestaña Historial guarda cada transferencia con su estado: pendiente, completada, rechazada o cancelada. ¿También haces reparaciones? Puedes transferir una orden de reparación a otro local cuando el trabajo le toca a ese local, así el equipo viaja con su historial. Los equipos que vendes o compras se siguen por IMEI con la gestión de equipos.

Las transferencias de inventario entre locales vienen desde el plan Pro, y de dos a tres locales funcionan desde una sola cuenta con multitienda. Mira el punto de venta para varias sucursales para el proceso completo y los precios de cada plan.

Compartir mercancía con talleres socios

Las transferencias son para tus propios locales. Muchos talleres también trabajan con otros negocios: un taller al otro lado del pueblo que tiene las pantallas que a ti se te acaban, o un socio que te compra piezas. Si ese taller también usa SpotsPOS, no hace falta una llamada y un sobre con efectivo por cada pieza.

Con Compartir inventario, invitas al otro taller con su ID de tienda. Ellos aceptan la invitación en su pestaña Solicitudes y, desde ese momento, pueden escoger tu taller como suplidor en una orden de compra. Su orden llega a tu pestaña Entrantes, y nada sale de tu tablilla hasta que la apruebas. Reduce una cantidad para aprobar parte de la orden, o recházala. Puedes revocarle el acceso a un taller cuando quieras y volver a invitarlo después.

La diferencia importa para tus conteos. Una transferencia mueve mercancía entre locales que son tuyos. Una orden de inventario compartido es una orden de compra entre dos negocios, con el mismo registro en los dos lados. Mira el inventario compartido para ver cómo funciona paso a paso.

Preguntas frecuentes

¿Cómo transfiero inventario entre dos tiendas?

Haz que la tienda que necesita la mercancía envíe una solicitud con el artículo y la cantidad, que la tienda que la entrega la apruebe, cuenta al salir y al llegar, y guarda un registro que muestre el movimiento en las dos tiendas. Un punto de venta con transferencias entre locales lleva ese registro por ti y actualiza los dos conteos.

¿Quién debe aprobar una transferencia de mercancía?

Alguien del local que la entrega. Así ningún local pierde una pieza con la que contaba sin enterarse.

¿Qué hago si una transferencia llega incompleta?

Repórtalo el mismo día, mientras todos se acuerdan del viaje. Revisa la solicitud, el conteo del local que la mandó y la caja antes de ajustar cualquier número.

¿Cómo evito que las piezas vayan y vengan?

Mira qué piezas se mueven más. Si la misma pieza siempre termina en un mismo local, sube el nivel de reorden de ese local o pídela directamente para él.

¿Otro taller puede pedirme piezas de mi inventario?

Sí, si los dos talleres usan SpotsPOS. Comparte tu inventario con su ID de tienda y, cuando acepten, podrán enviarte órdenes de compra. Tú apruebas, apruebas en parte o rechazas cada una, y puedes revocar el acceso cuando quieras.

¿Los equipos de los clientes se mueven como inventario?

No. El equipo de un cliente pertenece a su orden de reparación. Transfiere la orden al otro local para que el equipo conserve su historial y el cliente siga recibiendo sus avisos.

¿Tienes más de un local? Mira cómo el punto de venta para varias sucursales mantiene todos tus locales en una sola cuenta.